Para poder alcanzar una adecuada administración de tus materiales e inventarios, hay que tener en cuenta una serie de elementos. Con una correcta aplicación de estos conceptos básicos, podrás establecer una gestión automatizada de los procesos.
De entrada, deberás definir los objetivos que pretendes alcanzar con la gestión de materiales y definirás tus políticas de actuación; posteriormente, desarrollarás los planes y normas para la gestión y, por último, quedará establecer los sistemas de actuación y los procedimientos para ejecutarlos.
Elementos a tener en cuenta en la gestión de materiales e inventarios
1. Definición de objetivos
A la hora de trazar los objetivos de un adecuado proceso de gestión de materiales e inventarios, hay que considerar disponer de una cantidad mínima para la inversión en existencias y que las mercancías estén directamente relacionadas con las demandas variables de los clientes con una garantía de buen servicio.
También es importante determinar qué se hace con las mercancías que no tienen demandas económicamente sostenibles o qué se hace con los productos deteriorados. También se debería concretar un plan para la guarda de mercancías que evite que se produzcan deterioros, desperdiciamiento en los stocks o fugas.
2. Fijación de políticas
De lo que se trata es de adelantar escenarios comerciales, hacer previsiones y actuar con anticipación. Tanto en lo que se refieren a las decisiones estratégicas como a las puramente operacionales.
Entre estas políticas, hay que evaluar los ratios de ventas sobre pedidos y qué pasará en consecuencia con los stocks almacenados. Además, hay que considerar la variable de las existencias en almacén a lo largo del tiempo y más si se opera en mercados estacionales. Del mismo modo, hay que considerar entre estas políticas de empresas cuántos almacenes se utilizarán y qué género se almacenará en cada uno de ellos.
Otra política básica es la de compras anticipadas, en algunos casos para adelantarse a los riesgos derivados de la escasez, y en otros, para evitar soportar alzas de precios que pongan en riesgo la competitividad.
3. Desarrollo de planes y normas
En función de los objetivos y de las políticas adoptadas, hay que plasmar una serie de planes de acción que les den respaldo. Planes a corto, medio y largo plazo con sus atribuciones de acciones registradas en pautas. Pero también planes para la ocupación del personal que incluyan temporadas con más y menos ventas.
Es importante que se redacten normas de obligado cumplimiento para que las ventas puedan resistir la periodicidad en las ventas de cada uno de los productos en stock. Así como normas para los puntos en los que los clientes adquieren los productos y, aún más, normas de abastecimiento, de mantenimiento de las existencias e incluso en momentos en los que no se han podido entregar pedidos en tiempo y en las cantidades suficientes.
4. Establecimiento de los sistemas y procedimientos
Tras la determinación de los planes regulares y de contingencia, hay que establecer sistemas de máximos y de mínimos, crear inventarios de seguridad, controlar los productos en función de su valor real y determinar cómo entra o sale cualquier tipo de producto. Es clave mantener registros de estadísticas sobre todos los procesos y crear un procedimiento realista con el que calcular cómo funcionan los descuentos por volumen para las áreas comerciales y para el negocio.
Sin embargo, queremos añadir algo muy importante: Ninguna planificación puede resultar exitosa sin un control. Sin realizar un análisis de tus progresos y una evaluación de los resultados no podrás ver lo que está saliendo mal ni podrás aplicar medidas correctivas para los problemas que vayan surgiendo.
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